1. Rekisterinpitäjä

Odyssey

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Mikael Go

mikael@odyssey.fi

3. Rekisterin nimi

Odysseyn asiakasrekisteri, viestintärekisteri, sidosryhmärekisteri, verkkopalvelun käyttäjärekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) esim. Täyttämällä lomake omaehtoisesti verkkosivuilla. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on myös yhteydenpito vapaaehtoisiin, kumppaneihin, tukijoihin tms.

Odysseyn organisaatio toimii henkilörekisterin henkilötietojen käsittelijänä henkilötietolain määrittämässä ominaisuudessa.

5. Rekisterin tietosisältö

Käsittelemme rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja: 

5.1. Rekisteröidyn nimi (etunimet, sukunimi) 

5.2. Rekisteröidyn yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, yrityksen nimi, y-tunnus, syntymäaika (päivämäärä ja vuosi, ei henkilötunnuksen loppuosaa), nimimerkki, erikoisruokavaliot)

5.3. Mahdolliset kiellot ja suostumukset.

5.4. Muut mahdolliset rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Henkilötietoja ja asiakkaan ilmoittamia tietoja EI siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Jos asiakas on erikseen hyväksynyt jonkin tiedon julkistuksen (esim. Yhteistyökumppani, sponsori, valokuvan näyttäminen mainoksissa tms.) asiakas hyväksyy antaessaan suostumuksen tietojensa käyttöön julkiseen tarkoitukseen että mahdollisessa yhteistyössä muiden tahojen kanssa (esim. Median, Mainokset), näiden tahojen siirrot eivät ole Odysseyn vastuulla.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin tiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tietojen säilytysaika (tai määrittämiskriteerit) voidaan myös johtaa pakollisista (laissa säädetyistä) säilytysajoista ja rekisterinpitäjän toimialan käytännesäännöistä. Odyssey organisaatio arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta sisäisesti huomioiden sovellettavan lainsäädännön. Henkilöllä on oikeus pyytää tietojensa poistoa rekisteristä.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”), niin kauan kuin muuta laillista estettä ei ole. Henkilöllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai sopimus milloin tahansa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 

 11. Evästeet

Pakolliset evästeet ovat aina käytössä (esimerkiksi evästeet, jotka takaavat sivuston turvallisuuden ja perustoiminnallisuuden).

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.